Wie zijn wij?
Virtual Adventures is een eenmanszaak, gevestigd aan de Aert van Nesstraat 45, 9de verdieping, 3012 CA Rotterdam, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 67376738 (vestigingsnummer 000035922958).
Wij zijn verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die we via vaonline.nl en in het kader van onze dienstverlening verwerken. Vragen over privacy? Mail naar mk@vaonline.nl.
Welke gegevens verwerken we en waarom?
Gesprek plannen. Vraag je via de website een gesprek aan, dan verwerken we je naam, e-mailadres, telefoonnummer (als je dat invult), bedrijfsnaam, of je zakelijk of particulier aanvraagt, je omschrijving van het project en het gekozen moment. We gebruiken dit om contact met je op te nemen, het gesprek voor te bereiden en je een bevestiging te sturen. Grondslag: het nemen van stappen op jouw verzoek voorafgaand aan een overeenkomst.
Klantrelatie en projecten. Word je klant, dan verwerken we contact- en factuurgegevens, afspraken, projectinformatie en communicatie. Dit is nodig om de overeenkomst uit te voeren en om te voldoen aan wettelijke verplichtingen, zoals de fiscale bewaarplicht.
Klantportaal. Heb je een login voor ons klantportaal, dan verwerken we je naam, e-mailadres, een versleuteld wachtwoord, je laatste inlogmoment en de aantekeningen die je plaatst. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst.
E-mail en contact. Mail of bel je ons, dan bewaren we die communicatie om je vraag te beantwoorden en de afhandeling te kunnen terugzien.
Bezoekersstatistieken. We tellen anoniem hoe onze website wordt gebruikt: welke pagina's worden bekeken, hoe lang, via welke website of campagne bezoekers binnenkomen en met welk soort apparaat. We plaatsen daarvoor geen cookies en slaan geen IP-adressen op. Een bezoeker krijgt een willekeurige code die elke dag verandert, zodat we bezoekers niet kunnen volgen of herkennen. Heb je "Do Not Track" aan staan in je browser, dan tellen we je niet. Grondslag: ons gerechtvaardigd belang om de website te verbeteren.
Beveiliging en spam. Om misbruik van formulieren te voorkomen, controleren we aanvragen automatisch op nepgegevens en beperken we het aantal aanvragen per IP-adres per uur. Het IP-adres wordt daarvoor tijdelijk bij de aanvraag opgeslagen.
Hoe lang bewaren we je gegevens?
- Aanvragen die niet tot een opdracht leiden: maximaal 2 jaar na het laatste contact.
- Klant- en projectgegevens: zolang de klantrelatie loopt en tot 2 jaar daarna.
- Facturen en financiële administratie: 7 jaar (wettelijke bewaarplicht).
- Logins voor het klantportaal: tot de login wordt verwijderd of de klantrelatie eindigt.
- Anonieme bezoekersstatistieken: maximaal 13 maanden, daarna automatisch verwijderd.
Wil je dat we je gegevens eerder verwijderen? Laat het ons weten, tenzij een wettelijke plicht dat verhindert.
Met wie delen we gegevens?
We verkopen je gegevens nooit. We delen ze alleen met partijen die we nodig hebben voor onze dienstverlening, en dan alleen de gegevens die nodig zijn:
- STRATO (hosting van de website, database en e-mail, servers in Duitsland).
- Cal.com (online agenda voor het plannen van gesprekken). Kies je een moment, dan verwerkt Cal.com je naam, e-mailadres, notities en het gekozen tijdstip.
- Google of Microsoft, als het gesprek plaatsvindt via Google Meet of Microsoft Teams, en voor onze agenda.
- Google Fonts voor de lettertypes van de website. Je browser haalt die op bij Google, waarbij je IP-adres aan Google bekend wordt.
- Onze boekhouder en de Belastingdienst, voor zover wettelijk verplicht.
Met partijen die namens ons persoonsgegevens verwerken, maken we afspraken over beveiliging en vertrouwelijkheid. Sommige diensten (zoals Cal.com, Google en Microsoft) kunnen gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken. Dat gebeurt alleen met passende waarborgen, zoals het EU-VS Data Privacy Framework of standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.
Persoonsgegevens in projecten voor klanten
Bouwen we voor jou een systeem waarin persoonsgegevens van jouw klanten, kandidaten of medewerkers worden verwerkt (bijvoorbeeld een CRM, ATS of klantportaal), dan ben jij daarvoor verwerkingsverantwoordelijke en zijn wij verwerker. We leggen de afspraken daarover vast in een verwerkersovereenkomst.
Zetten we AI in binnen een project, dan sturen we alleen de gegevens naar een AI-dienst die daarvoor nodig zijn, en maken we vooraf met je afspraken over welke gegevens wel en niet worden verwerkt.
Hoe beveiligen we je gegevens?
We nemen passende technische en organisatorische maatregelen: de website werkt via een versleutelde verbinding (https), wachtwoorden worden versleuteld opgeslagen, beheer en portaal zijn afgeschermd met een login, formulieren zijn beschermd tegen misbruik en alleen bevoegde personen hebben toegang tot gegevens.
Vermoed je misbruik of een datalek? Meld het direct via mk@vaonline.nl.
Jouw rechten
Je hebt het recht om je persoonsgegevens in te zien, te laten corrigeren of verwijderen, de verwerking te laten beperken, bezwaar te maken tegen de verwerking en je gegevens in een gangbaar formaat te ontvangen (dataportabiliteit). Heb je toestemming gegeven, dan kun je die altijd intrekken.
Stuur je verzoek naar mk@vaonline.nl. We reageren binnen een maand. Om misbruik te voorkomen, kunnen we je vragen je te identificeren.
Ben je niet tevreden over hoe we met je gegevens omgaan? Laat het ons eerst weten, dan zoeken we samen een oplossing. Je hebt ook altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).
Wijzigingen
We kunnen deze privacyverklaring aanpassen als onze dienstverlening of de wet verandert. De nieuwste versie staat altijd op deze pagina.