Algemene Voorwaarden

Virtual Adventures • KvK 67376738 • Aert van Nesstraat 45, 9e verdieping, Rotterdam

Artikel 1. Definities

1.1 Afnemer: Iedere natuurlijke persoon of rechtspersoon die een dienst of product afneemt van Virtual Adventures.

1.2 Diensten: Alle door Virtual Adventures aangeboden workshops, trainingen, events, strategie- en innovatietrajecten, contentproducties, AI-implementaties en adviesdiensten.

1.3 Materialen: Alle door Virtual Adventures ontwikkelde of beschikbaar gestelde documenten, presentaties, visuals, video’s, audio, code, frameworks, formats en andere content.

1.4 AI-tools: Alle software, modellen, applicaties en platforms van Virtual Adventures of derden die gebruikmaken van kunstmatige intelligentie of vergelijkbare technologie.

1.5 Overeenkomst: Iedere afspraak tussen Virtual Adventures en afnemer, vastgelegd per e-mail, offerte, voorstel, contract of schriftelijke bevestiging.

Artikel 2. Toepasselijkheid

2.1 Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle offertes, diensten, events, trajecten en overeenkomsten van Virtual Adventures, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.

2.2 Door een dienst af te nemen of een offerte te accepteren, gaat de afnemer akkoord met deze voorwaarden.

2.3 Bedrijfsvoorwaarden of inkoopvoorwaarden van de afnemer zijn niet van toepassing, tenzij Virtual Adventures deze uitdrukkelijk en schriftelijk heeft aanvaard.

2.4 Indien een bepaling in deze voorwaarden ongeldig is of wordt, blijven de overige bepalingen volledig van kracht.

Artikel 3. Diensten van Virtual Adventures

3.1 Virtual Adventures levert maatwerk: inhoud, vorm en duur van diensten worden zoveel mogelijk afgestemd op de vraag en context van de afnemer.

3.2 Diensten kunnen fysiek, online of hybride worden aangeboden. De gekozen vorm wordt vooraf afgestemd.

3.3 Virtual Adventures mag, indien nodig, de planning, samenstelling van het programma of inzet van middelen aanpassen, mits de kern van de dienst behouden blijft.

3.4 Virtual Adventures behoudt zich het recht voor bepaalde werkzaamheden te laten uitvoeren door zorgvuldig geselecteerde derden, zonder dat dit afdoet aan de verantwoordelijkheid voor de kwaliteit van de dienst.

Artikel 4. Totstandkoming van de overeenkomst

4.1 Een overeenkomst komt tot stand wanneer de afnemer een schriftelijke offerte, voorstel of e-mailbevestiging van Virtual Adventures accepteert.

4.2 Offertes zijn vrijblijvend en 30 dagen geldig, tenzij anders vermeld.

4.3 Mondelinge toezeggingen worden pas bindend na schriftelijke bevestiging per e-mail of document.

4.4 Wijzigingen in scope, planning of deliverables worden in overleg vastgesteld en kunnen leiden tot een aangepaste prijs.

Artikel 5. Verantwoordelijkheden van de afnemer

5.1 De afnemer zorgt voor tijdige en volledige aanlevering van informatie, input, toegang en contactpersonen die nodig zijn om de diensten uit te voeren.

5.2 Waar nodig zorgt de afnemer voor geschikte ruimte, techniek, internet, accounts en toestellen.

5.3 De afnemer is verantwoordelijk voor de aanwezigheid en inzet van deelnemers tijdens sessies en workshops.

5.4 Indien noodzakelijke informatie of medewerking ontbreekt, mag Virtual Adventures de planning of uitvoering aanpassen en eventuele extra kosten in rekening brengen.

Artikel 6. Tarieven, betaling en annulering

6.1 Tenzij anders vermeld zijn tarieven exclusief btw en eventuele reis-, locatie- of productiekosten.

6.2 Betalingstermijn is 14 dagen na factuurdatum, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.

6.3 Bij uitblijven van betaling kan Virtual Adventures de uitvoering opschorten en wettelijke rente en redelijke incassokosten in rekening brengen.

6.4 Annulering door de afnemer:
• tot 21 dagen voor aanvang: kosteloos;
• tussen 21 en 7 dagen voor aanvang: 50% van het overeengekomen bedrag;
• binnen 7 dagen voor aanvang: 100% van het overeengekomen bedrag.

6.5 Verplaatsing van een datum geldt als annulering en nieuwe boeking, tenzij anders afgesproken.

Artikel 7. Levering en termijnen

7.1 Afgesproken data en termijnen zijn streefdata, geen fatale termijnen, tenzij uitdrukkelijk anders overeengekomen.

7.2 Bij vertraging door omstandigheden buiten de invloed van Virtual Adventures wordt samen met de afnemer een nieuwe termijn vastgesteld.

7.3 Virtual Adventures informeert de afnemer tijdig bij wijzigingen in planning of inzet.

Artikel 8. Gebruik van AI-tools

8.1 Virtual Adventures maakt gebruik van AI-tools van verschillende providers. Deze tools hebben eigen gebruiksvoorwaarden en technische beperkingen.

8.2 De uitkomsten van AI-tools kunnen variëren, onvolledig zijn of fouten bevatten. De afnemer blijft zelf verantwoordelijk voor de beoordeling en toepassing van de output.

8.3 Virtual Adventures kan niet garanderen dat AI-tools continu beschikbaar, foutloos of onbeperkt inzetbaar zijn.

8.4 De afnemer is zelf verantwoordelijk voor het naleven van licentievoorwaarden, regelgeving en interne beleidsregels bij gebruik van AI-output in de eigen organisatie.

Artikel 9. Resultaatgarantie en aantoonbaarheid

9.1 Virtual Adventures levert diensten naar beste inzicht, expertise en professionaliteit, maar geeft geen garantie op specifieke resultaten zoals omzetgroei, conversiepercentages of exacte traffic-doelen.

9.2 Wat Virtual Adventures wél garandeert, is dat de geleverde inspanningen aantoonbaar zijn. Dit kan bestaan uit:
• overzicht van uitgevoerde werkzaamheden;
• toegang tot traffic- en gedragsstatistieken (waar technisch mogelijk);
• rapportages en dashboards;
• adviezen, plannen en concrete aanbevelingen in begrijpelijke vorm;
• voorbeelden van gegenereerde content, campagnes of flows.

9.3 De effectiviteit van de diensten hangt mede af van factoren buiten Virtual Adventures, zoals implementatie door de afnemer, interne besluitvorming, marktontwikkelingen en gedrag van eindgebruikers.

9.4 Op basis van statistieken, rapporten en advies kan Virtual Adventures onderbouwen welke acties zijn ondernomen en welke impact zichtbaar is binnen de beschikbare data.

Artikel 10. Overmacht

10.1 Bij overmacht is Virtual Adventures niet verplicht de verplichtingen na te komen zolang de overmacht voortduurt.

10.2 Onder overmacht wordt onder meer verstaan: ziekte, ongevallen, langdurige uitval van internet of elektriciteit, uitval van kritieke software of AI-platformen, storingen bij derden, brand, overheidsmaatregelen, pandemieën of andere omstandigheden die uitvoering onredelijk bemoeilijken.

10.3 In geval van overmacht wordt samen gezocht naar vervanging, verplaatsing of een redelijke alternatieve invulling.

Artikel 11. Vertrouwelijkheid

11.1 Virtual Adventures en de afnemer behandelen alle informatie die als vertrouwelijk is aangemerkt, of waarvan het vertrouwelijke karakter duidelijk is, als strikt vertrouwelijk.

11.2 Vertrouwelijke informatie wordt uitsluitend gebruikt voor het doel van de samenwerking.

11.3 Deze verplichting blijft van kracht na afloop van de overeenkomst.

Artikel 12. Intellectueel eigendom

12.1 Alle intellectuele eigendomsrechten op materialen van Virtual Adventures (inclusief formats, slides, methodes, visuals, code, video en audio) blijven eigendom van Virtual Adventures, tenzij schriftelijk anders is afgesproken.

12.2 De afnemer krijgt een gebruiksrecht voor intern gebruik binnen de eigen organisatie, tenzij nadrukkelijk anders overeengekomen.

12.3 Het is niet toegestaan materialen te delen, verveelvoudigen of commercieel in te zetten buiten de eigen organisatie zonder schriftelijke toestemming.

12.4 Intellectuele eigendomsrechten op AI-output worden beheerst door de voorwaarden van de betreffende AI-provider. Virtual Adventures claimt geen eigendom over deze output, tenzij dat expliciet is overeengekomen.

Artikel 13. Gedragsregels bij workshops en events

13.1 Deelnemers worden geacht respectvol om te gaan met elkaar, met de trainer en met de beschikbare middelen.

13.2 Onveilig, storend of respectloos gedrag geeft Virtual Adventures het recht deelname onmiddellijk te stoppen, zonder restitutie.

13.3 Beschadiging van apparatuur of locatie kan worden doorbelast aan de afnemer.

Artikel 14. Contentgebruik

14.1 Tijdens events, workshops of opnames kan Virtual Adventures foto-, video- of audiomateriaal maken.

14.2 Dit materiaal mag worden gebruikt voor promotie via de eigen kanalen van Virtual Adventures, zoals website en LinkedIn.

14.3 Deelnemers kunnen vooraf of achteraf aangeven niet herkenbaar in beeld te willen komen. Virtual Adventures zal daar zo goed mogelijk rekening mee houden en op verzoek content verwijderen of anonimiseren.

Artikel 15. Aansprakelijkheid

15.1 Virtual Adventures is uitsluitend aansprakelijk voor directe schade als gevolg van opzet of grove nalatigheid.

15.2 De aansprakelijkheid is beperkt tot het bedrag dat de afnemer heeft betaald voor de betreffende dienst.

15.3 Virtual Adventures is niet aansprakelijk voor indirecte schade, gevolgschade, gederfde winst, gemiste kansen of verlies van data.

15.4 Virtual Adventures is niet aansprakelijk voor schade die voortkomt uit het gebruik van AI-output zonder adequate menselijke controle.

Artikel 16. Privacy en gegevensbescherming

16.1 Virtual Adventures verwerkt persoonsgegevens in lijn met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

16.2 Persoonsgegevens worden alleen gebruikt voor de uitvoering van de overeenkomst of voor communicatie over diensten van Virtual Adventures.

16.3 De afnemer heeft het recht op inzage, correctie en verwijdering van persoonsgegevens, voor zover wettelijk toegestaan.

Artikel 17. Toepasselijk recht en geschillen

17.1 Op deze algemene voorwaarden is Nederlands recht van toepassing.

17.2 Geschillen die niet in onderling overleg kunnen worden opgelost, worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in Rotterdam.